Sejak dibentuk pada tahun 2010, Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PUSTIPANDA) – dulu bernama Pusat Komputer (PUSKOM) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta – mulai langsung membuat beberapa aplikasi. Aplikasi yang dibuat pada tahun 2010 adalah aplikasi Academic Information System (AIS), yang sampai sekarang terus digunakan untuk administrasi akademik di lingkungan UIN Jakarta. Dengan adanya sistem AIS ini, seluruh civitas otomatis berperan dengan role-nya masing-masing. Ada yang berperan sebagai dosen yang tugasnya untuk memvalidasi mahasiswa bimbingan akademik dan melakukan management perkuliahan, ada juga yang berperan sebagai pengatur konfigurasi seperti: konfigurasi pembatasan KRS, billing kepada mahasiswa, kuota kelas untuk perkuliahan, dan lain sebagainya.

Dengan banyaknya stakeholder di lingkungan UIN Jakarta (data dari AIS, jumlah mahasiswa adalah 22.000, ditambah dengan hampir 1.500 dosen dan staff) yang menggunakan sistem AIS ini, tentunya dibutuhkan sistem pelayanan yang termanage dengan baik. Sesuai dengan salah satu sasaran mutu dari PUSTIPANDA untuk memberikan pelayanan prima di bidang IT (IT Service Excellence), maka PUSTIPANDA mencoba untuk menerapkan sebuah international best practice di bidang IT Service Management (ITSM).

Langkah awal yang ditempuh untuk menerapkan konsep ITSM adalah dengan pemilihan framework yang baik. Setelah melakukan pencarian dan berdiskusi dengan beberapa tenaga ahli, akhirnya kita memilih framework IT Infrastructure Library (ITIL v3). ITILv3 adalah best practice layanan IT, pertama diperkenalkan di Eropa tepatnya melalui negeri Belanda. Ada beberapa tahapan yang saling berhubungan saat pelaksanaan ITILv3, di antaranya adalah:

• Service Strategy
• Service Design
• Service Transition
• Service Operation
• Continual Service Improvement

Pertanyaannya bagimana memulai pelaksanaan konsep ITSM di lingkungan UIN Jakarta?

Sesuai dengan framework ITILv3 di atas, Pustipanda membuat sebuah portfolio layanan yang berada di service strategy berupa IT Strategic Plan yang mengacu pada Visi, Misi dan Renstra UIN Jakarta. Kemudian portfolio dikemas menjadi service catalogdi service design. Langkah selanjutnya di service operation, kita ingin mengenalkanSingle Point of Contact (SPC) yaitu dengan menggunakan nomor exstension 1842 atau melalui website Helpdesk Pustipanda UIN Jakarta.

Pointnya, bagi semua stakeholder yang ingin menikmati layanan PUSTIPANDA, silakan lihat semua layanan di website kami, serta Single Point of Contact di 1842 danhttp://helpdesk.uinjkt.ac.id/.